Trendreport Digitaler Staat 2018: Auf dem Weg zur digitalen Organisation

Eine digitale Agenda und Denken jenseits von Abteilungsgrenzen: Damit die Digitalisierung der Verwaltung bis 2030 gelingt, muss sich einiges ändern. Das zeigt der Trendreport „Digitaler Staat 2018“, den Prognos und der Behörden Spiegel erstellt haben.

Die digitale Transformation wird die Arbeitswelt bis zum Jahr 2030 massiv verändern – auch und gerade in der öffentlichen Verwaltung.

Um die Vision der digitalen Behörde im kommenden Jahrzehnt Wirklichkeit werden zu lassen, müssen schon heute in vielen Feldern die Weichen gestellt werden – von der Personalentwicklung bis hin zur Organisation und Steuerung.

Mit welchen Maßnahmen die Digitalisierung der Verwaltungen gelingen kann, zeigt der Trendreport „Digitaler Staat 2018“. Prognos und der „Behörden Spiegel“ haben ihn wie jedes Jahr begleitend zu dem gleichnamigen Kongress erstellt. Am Mittwoch, 21. März, präsentierten die Prognos-Experten Marcel Hölterhoff und Jan Tiessen die Studie auf der Konferenz.

Anders als in den vorherigen Publikationen, die sich auf makroperspektivische Rahmenbedingungen konzentrierten, ist der Fokus des neuen Trendreports stärker nach innen und nach vorne gerichtet. So betrachten die Autoren, wie sich die Behörden auf dem Weg zur digitalen Organisation anpassen müssen und beleuchten hierzu Visionen für die zukünftige Arbeitswelt in der öffentlichen Verwaltung. Damit rückt der Trendreport näher an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Arbeitsumfeld in den Behörden heran.

Der Trendreport 2018 entwirft die Vision der digital vernetzten Behörde und identifiziert zentrale Erfolgsfaktoren für die digitale Transformation der Verwaltung bis zum Jahr 2030. Notwendige Maßnahmen sind unter anderem:

• Jede Behörde braucht eine eigene Digitalstrategie, die konkrete Ziele definiert, Ressourcen und das Aktionsprogramm festlegt. Diese digitale Agenda muss Chefsache sein.

• Die elektronische Datenhaltung sowie die vollständige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse sind die Voraussetzung, um Verwaltungsverfahren überhaupt automatisieren zu können. Mit der Verankerung eines rechtsverbindlichen „Digital First“-Prinzips könnte hier deutlich mehr Fahrt aufgenommen werden.

• Die Verwaltungen in Deutschland müssen eine systematische, strategische Personalentwicklung betreiben, um die notwendige Kompetenzentwicklung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und den Wandel der Organisationskultur voranzutreiben.

• Die Führungskräfteausbildung muss schnellstmöglich an neuen Anforderungsprofilen ausgerichtet werden. Für einige Anforderungen wie beispielsweise flexible Arbeitsmodelle und Führen auf Distanz braucht es auch einen neuen Handlungsrahmen und Leitlinien, die Führungskräften in der öffentlichen Verwaltung Sicherheit und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Orientierung geben.

• Damit die digital vernetzte Arbeitswelt Wirklichkeit wird, muss das bisherige Denken in Abteilungsgrenzen überwunden werden. Beschäftigte und Organisationseinheiten müssen stärker miteinander vernetzt werden. Die Zusammenarbeit und Kommunikation in interfunktionalen Teams führt zu einem fruchtbaren Wissensaustausch, von dem beide Seiten profitieren. Matrix- und Projektstrukturen müssen frühzeitig erprobt und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihre neuen Rollen herangeführt werden.

Der Trendreport 2018 wirft zudem einen Blick auf die Umsetzung der Digitalisierung in Norwegen und lässt Studenten zu Wort kommen – mit ihren Vorstellungen zur Behörde der Zukunft.

Methode

Für die Erstellung des Trendreports haben die Studienautoren erneut zahlreiche Gespräche mit Expertinnen und Experten aus Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft geführt.